Списък за проверка: 8 знака, че не знаете как да разпределите времето
Александър Савина
Изглежда оценява ефективността на уменията за управление на времето много просто: ако имате време да извършите цялата работа в рамките на определения период или сте в състояние да ускорите в критична ситуация и да изпълните задачите възможно най-бързо, тогава всичко е наред. Но понякога проблемите с разпределението на времето не са толкова очевидни - например, ако имате време за всичко, но от време на време чувствате, че действате на границата на възможностите. Разбираме как да разберем това - и какво да направим по въпроса.
1
Не можете да прецените колко дълго ще предприемете действията си.
Ако забележите, че сте закъснели от пет до десет минути (да работите, да се срещате с приятели и където и да сте), може би проблемът е, че не разбирате напълно колко време имате различни задачи. Това се случва - изглежда сте сигурни, че въпросът е прост и едва в края на краищата разбирате, че ще ви трябват още десет минути.
Добрата новина е, че можеш да се справиш с това: ако забележиш склонност да планираш всичко по едно и също време, просто постави всеки случай два пъти - или поне петнадесетте допълнителни минути. Много хора използват тази техника, когато планират работния си ден: не забравяйте, че непредвидена непреодолима сила винаги може да бъде включена в хармоничен списък от задачи.
2
Нямате ясен план за деня.
Списъкът със задачи е един от най-лесните и ефективни инструменти за управление на времето: благодарение на него лесно можете да разберете колко време сте прекарали за задачи и къде е неуспешна системата. Всичко това, разбира се, не означава, че трябва да разчитате на ден до минута - но поне да разберете списъка с въпроси и да помислите какво и в каква последователност ще бъдете полезни.
Мнозина в работата и извън нея са възпрепятствани от чувството, че има прекалено много проблеми и не е ясно кой да се заеме на първо място. Дневникът или бизнес планът ще разрешат този проблем и ще добавят специфики за деня: списъкът на елементите плаши много по-малко от хаоса в главата ми.
3
Страхувате се да делегирате
"Ако искате да направите нещо добро, направете го сами" - популярна, но не и най-продуктивната идея: винаги има риск да съберете толкова много неща, които просто не можете да се справите с тях. Ако сте свикнали да следвате процеса от началото до края и не сте готови да се откажете от контрол, но това започва да се намесва в производителността, помислете дали е време да делегирате част от задачите на някой друг.
И ако отпуснете работните въпроси, все още не сте готови, тогава е напълно възможно да се повери почистването на някой друг, а вместо да се готви след натоварен ден - поръчате храна у дома. Свободното време може да бъде изразходвано за почивка - да бъдем по-продуктивни на следващия ден.
4
Вие не подреждате приоритетите
За да оптимизирате времето, не е достатъчно да разберете какво трябва да направите за един ден - вие също трябва да прецените какво е важно да направите точно сега и какво може да чака. "Много често отлагаме важни задачи, онези, които ни оказват натиск - заради умствените усилия, които трябва да поставим, за да се концентрираме върху тях", каза треньорът Кимбърли Медлок.
По-лесно е да се отговори на дузина писма, въпреки че те не изискват спешна реакция, отколкото да се приеме голям и важен доклад, който трябва да бъде представен възможно най-скоро - въпреки че е по-продуктивно да се обърне внимание на втория. Ако това е вашият случай - опитайте се да преосмислите приоритетите: без значение колко трудно е да се поеме по-голямата част от работата, със сигурност ще бъдете благодарни на себе си, че сте го направили.
5
Опитвате се да направите десет неща едновременно.
Не всички експерти смятат, че многозадачността е толкова добра идея. И ако е лесно да се справите с два механични случая (например слушане на подкаст и едновременно), две действия, които изискват непрекъснато внимание (например гледане на телевизионен сериал и опит да се отговори на имейл едновременно), са по-трудни за комбиниране - най-вероятно бързо преминете от една задача към друга.
Противно на това, което логиката диктува, вероятно ще се справите по-бързо със случая, ако обръщате внимание само на него. Можете да опитате известната "техника на домати": започнете таймер за двайсет и пет минути и не се разсейвайте от нищо в този момент - когато изтече времето, можете да направите пет минути почивка.
Можете да опитате по-малко строги методи - например, да определите определено време за конкретна задача (крайният срок ви кара да работите по-бързо - най-важното е да не се претоварвате) или просто да се опитате да сведете до минимум външните стимули. Започнете с имейл: вместо да бързате да го проверите веднъж на всеки половин час, отделете няколко минути два или три пъти на ден.
6
Вие не се отпускате
След студентските години много хора ще се изправят пред трудно откритие: не спите цяла нощ, а след това, сякаш нищо не се е случило, те не могат да правят бизнес. Вие самият вероятно сте забелязали, че в дните, в които не сте спели достатъчно или просто сте били много уморени, се разсейвате по-често, а работата върви много по-бавно, отколкото можеше.
В такива случаи винаги има опасност да попаднете в опасен коловоз, когато осъзнаете, че сте направили много малко през деня и приключвате нещата късно през нощта - така че да не спите достатъчно на следващия ден и да работите по-малко, отколкото бихте могли. Ако се хванете за това, знайте, че най-добрият помощник на производителността е добър сън (не забравяйте за хигиената му!).
7
Не знаете как да кажете не
Твърде много задачи са просто невъзможни: опитвайки се да направим всичко наведнъж, на определен етап, може да се наложи да пожертвате или качество, или термини. Винаги има хора около теб, които искат услуга или услуга, струва ти се, че няма нищо лошо в един малък бизнес - докато не осъзнаеш, че многобройни искания се намесват в твоите собствени, много по-важни за теб въпроси.
Толкова е лесно да се надценява колко задачи можете да поемете, както и да направите грешка с времето, необходимо за тях - и всичко това от своя страна може да доведе до прегаряне. Ето защо е толкова важно да се научим да казваме „не“ във времето: по-добре е веднага да откажем да направим нещо, отколкото да попълним сроковете, да направим всичко лошо или просто да се изчерпим.
8
Вие се опитвате да преправите ритъма си
Най-честият съвет, който може да се чуе, когато става въпрос за производителността, е: „Просто ставайте рано и правете повече сутрин“ - това е, което предполагат Анна Уинтур, Тим Кук и Ричард Брансън. Може би вдъхновени от техния пример, вие ставате в пет сутринта, за да тренирате, да се срещнете с приятелката си на закуска и да сте на офис масата вече в девет, но вместо да се забавлявате и желаете бързо да свършите нещата, се чувствате претоварени и уморени.
За съжаление, няма универсална рецепта за производителност. Възможно е да ви бъде по-лесно да се обучавате и да се срещате с приятели не рано сутрин, а вечер след работа - и върхът на вашата производителност не е в девет сутринта, а в три следобед, след почивка за обяд. Вместо да се опитвате да станете чучулига, слушайте тялото - така ще се чувствате много по-добре.
снимки: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com