Последен удар: Как бързо да се справим с трудовите въпроси
Александър Савина
До края на седмицата (и до края на годината) единственото ни желание е бързо да се справим с работата и накрая да започнем да си почиваме. Има огромно разнообразие от книги и ръководства за управление на времето - за да намерите това, което ви подхожда, не е трудно. За тези, които все още не са готови сериозно да се впуснат в проблема, сме събрали няколко съвета и трика, които ще помогнат да се справят по-бързо с работата и да ви направят по-продуктивни.
Не търсете многозадачност
Простият съвет, който няколко действително следват: за да се справят с една задача бързо и добре, най-добре е да го направите сами и, ако е възможно, да елиминирате всички разсейвания. Не всеки е в състояние да се концентрира еднакво добре върху няколко неща едновременно, особено ако всеки от тях изисква потапяне и внимание - поради това страда качеството на работа.
Работните чат стаи, мигновените пратеници, електронната поща - всичко това е много разсейващо. Помислете как можете да се отървете от отвличането на вниманието - например, не реагирайте незабавно, веднага щом се появи известие за ново съобщение, запишете задачи на трети страни, които възникват по време на работата, за да ги разрешите по-късно, или да групирате подобни задачи и да отделите време през деня тях. Последното ще позволи по-малко разсейване - няма нужда да се възстановява от един тип задачи към друг. Да се следва този принцип ще изисква дисциплина и сериозна издръжливост - но резултатът няма да отнеме много време.
Планирайте работния си ден
Списъкът със задачи е проста техника, която прави работата много по-лесна: можете да прецените действителния размер на задачите и да определите реалистични срокове за тях. Без значение колко бихте искали да вярвате в обратното, но всички задачи имат различна степен на значимост - така, когато планирате работата си, поставете приоритети. Помислете за кое време на деня сте най-продуктивни и се опитайте да решите най-важните и трудни задачи в този момент. Например, много хора са по-свикнали да започват деня с проверка на работната си поща, но това не винаги е най-доброто решение - ако сте най-активни сутрин, преди да се уморите и да загубите внимание, по-добре е да напуснете този път за най-трудните или творчески задачи, които изискват концентрация.
Срещите често могат да прекъснат един ден - например, ако те се провеждат няколко часа след началото на работния ден, за които нямате време да изпълните поне една задача. Когато планирате времето си, помислете дали ще имате време да направите нещо преди и след срещите или между тях - може би е по-лесно да отложите срещата за сутринта? Освен това работата е непредсказуема и може да имате непредвидени задачи по всяко време. Ето защо е по-добре планът за деня да не е много гъст и да има достатъчно време за изненади - разчитайте на 5-6 часа непрекъсната работа.
Задайте си крайни срокове - и ги затегнете
Една от причините, поради които не можем да се справим с задачата по-бързо - липсата на ясен краен срок: работата често отнема цялото време, което му се отдава. Крайните срокове за трудни задачи са особено важни: много често съкращаваме и работим по една трудна задача, защото тя ни изглежда огромна - ясен краен срок помага да стане по-разбираем.
Да започнем с това, опитайте се да намалите работата по задача, за която обикновено прекарвате няколко часа, за половин час - може би сами няма да забележите как да се справите с всичко по-бързо от обикновено. Вярно е, че си струва да бъдете внимателни тук - поставете си реалистични срокове (не се опитвайте да правите цялата работа в рамките на два часа) и не се доверявайте, ако не можете да управлявате задачата в определеното време: не работите в постоянен стрес и без паника.
Похарчи по-малко време с незначителни задачи.
Не всички работни задачи са еднакво важни - затова не си струва да харчите едно и също време за тях. Саймън Рейнолдс, бизнес ментор, съветва да оставите десет минути или дори по-малко за малки задачи: най-често те не изискват перфектно представяне, така че можете да ги дарите за по-важни задачи. Според Рейнолдс човек може да спести до 90 минути на ден - най-важното е да се опитаме да намалим времето за задачи целенасочено няколко пъти на ден. В допълнение, един от най-добрите начини да влезете в ритъма в началото на работния ден е да извършите малко (това е важно!) И не най-трудната задача. Това е подобно на сутрешната тренировка: ще се почувствате по-добре и ще можете да правите други неща.
Друга полезна техника - опитайте се да похарчите за вземане на решения само за минута. Често прекарваме много време в мислене за това, но не винаги решенията, които се правят, стават по-добри. Ако забележите, че често знаете правилното решение, но отделете време, опитайте се да си поставите краен срок от 60 секунди.
Изберете подходяща схема за управление на времето.
Има много техники, които да ви помогнат да станете по-продуктивни и да изградите по-добре вашия ден - най-важното е да си намерите собствено. Един от най-често срещаните е "техниката на доматите" (създателят му използва таймер под формата на домат). Тя се основава на проста логика: имаме нужда от време, за да се включим в работата и да я изпълним ефективно, и време за почивка. "Техника на домати" означава, че разделяте работата си на блокове - "домати".
Трябва да настроите таймер за 25 минути (това е един “домат”), по време на който само ще се занимавате с работа, без да се разсейвате от нещо друго. След като таймерът звънне, прекъснете пет минути и започнете нов блок. След три или четири 25-минутни блока, вземете по-дълга пауза и си починете за 15-30 минути.
Не е нужно да се придържате стриктно към тези цифри: интервалите от време могат да бъдат всякакви, най-важното не е твърде кратко - в противен случай няма да имате време да извършите определена работа, без да се разсейвате. Тази техника е много ефективна: за блок от време, в който не правите нищо друго освен работа, можете да хванете много повече. В допълнение, в "доматите" можете да измерите колко време прекарвате в тази или онази задача - и е по-добре да планирате времето си.
Помислете какво можете да откажете
Важно е адекватно и стриктно да оцените количеството на работата си - тогава ще се окаже по-бързо. Треньорът Марк Маккартни съветва в студена кръв да изхвърли всички ненужни неща: прецени кои от задачите ти са най-важни и важни и които спокойно можеш да напуснеш (добре или да се опиташ да делегираш). Според Макартни много често се съгласяваме да направим нещо на машината, без да мислим защо тази задача има значение и дали наистина е толкова важно.
Критичният подход помага да улесните живота ви и да ви даде приоритет. На практика тази препоръка се отнася основно до електронната поща - помислете как да оптимизирате процеса (например, използвайте шаблони или автоматични отговори за имейли, които не изискват внимателен отговор) и дали всички съобщения заслужават отговор.
Направете почивки
Вече знаете това: уморен човек просто не може да работи ефективно. Често, за да направим повече, ние се стремим да работим по-дълго и без паузи, въпреки че си струва да направим обратното. Всеки, който изостави навика на студента да спи няколко часа на ден, знае от опит, че ако се събудиш достатъчно и се отдъхнеш от работата вечер, ще станеш много по-продуктивен и ще можеш да направиш много повече, отколкото ако си дошъл на половин сън. Също така, спрете колкото е възможно повече. В същото време (и вие също знаете това) почивката трябва да бъде с високо качество: не трябва да се придържате към смартфона или да започнете да прелиствате Facebook - по-добре е да се отдалечите от компютъра за кратко време и да се отклоните от потока от информация.
Бъдете честни със себе си
Може би най-важният съвет: само вие можете да разберете какво точно пречи на вашата производителност. Често имаме по-малко време заради установените навици - и тук трябва да признаем, че си струва да се промени. Когато дойдеш на работа, прекарваш ли 20 минути в процеса? Обичате ли да пиете кафе с колега след обяд? Постоянно превключване между задачи и не може да се концентрира върху едно нещо? Придържайте се към посланиците? Знаеш какво да правиш.