Как да организирате ефективно работното пространство

Александра Савина

По-голямата част от деня прекарваме на работа, независимо дали офис или домашен офис. Ние обаче често жертваме собствения си комфорт и рядко мислим за това как пространството около нас ни засяга. Ако ви се струва, че нямате време и сте затънали в куп задължения, възможно е въпросът да е в несглобена купчина документи на масата, където е невъзможно да се намери нещо. Споделяме съвети, които ще ви помогнат да организирате по-добре работното си място, за да работите по-продуктивно.

Отърви се от излишъка

Преди да започнете да реорганизирате работното място, трябва да изхвърлите всички ненужни. Дори ако работите по-продуктивно на непочистена маса, няма да ви боли, ако се отървете от това, което не носи добро. Това важи за всичко: работни документи, канцеларски материали и всякакви други неща - опитайте се да направите необходимия минимум. Хвърлете в студена кръв това, което не ви помага в работата: няколко запомнящи се неща и любима снимка в рамка няма да се намесват, но ако са много по-големи, могат да вземат сериозна част от работната повърхност.

Пролетно почистване на всеки няколко месеца и я поддържайте редовно чисти. Изберете най-удобния график за себе си (например 15 минути в края на всеки работен ден или един час в петък) и се придържайте към него - ще бъде по-лесно да поддържате реда, а документите и документите няма да се натрупват на масата. И за да се отървете от ненужното е по-лесно, винаги дръжте кошчето до масата. В допълнение, в края на деня е полезно да избършете масата с антибактериална кърпа.

Сделка с документи и документи

Нека бъдем честни: хартията - основният източник на боклук на работния плот. И макар и с тях да работим все по-малко, няма толкова компании, които да са преминали изцяло към електронно управление на документи, както би могло да бъде. За да се справим с потока е по-лесно, на масата можете да имате две тави или две папки - в зависимост от броя на документите, с които трябва да се справите. В първата трябва да добавите всичко ново: приложения за подпис, неотворени писма и други подобни. Във втория, трябва да изпратите документите, които разглеждате и които трябва да бъдат разгледани по-късно - така че нищо няма да остане без внимание.

За документи, с които не трябва да се занимавате точно сега, но които все още трябва да носите със себе си, е по-добре да имате определена система за съхранение. Не е задължително да са познати папки: ако нямате много място на масата, можете да опитате да закачите специални тави (например за съхраняване на вестници) на стената. Малки бележки, бележки и напомняния вместо скучен корков борд могат да бъдат окачени на специална мрежа. Особено важни документи могат да бъдат сканирани и съхранени на компютърно копие.

Помислете за системата от преки пътища и отпадъци - може би ще е достатъчно просто да подпишете папки или може би ще бъде полезно да ги маркирате с цвят, за да намерите по-бързо това, което ви трябва. Когато сгъвате хартия, запитайте се дали наистина се нуждаете от тях и дали ще се свържете с тях в бъдеще - повечето от това, което съхраняваме “за всеки случай”, никога не използваме. Опитайте се да не стартирате папката "Други" или "Разни" - най-вероятно след време ще забравите какво точно е там.

Опитайте се да въведете принципа "Хартия - действие". Не позволявайте на документите и бележките просто да лежат на масата, считайте ги за действие, което трябва да изпълните: например, визитната картичка, на която е написан телефонният номер, е повод да се направи нов контакт на смартфона или да се отбележи в дневника, че имате нужда от някой за повикване

Използвайте кутии и други инструменти за съхранение.

След като се справите с документите, обърнете внимание на други елементи на работния плот. С каквато и любов да изберете канцеларски материали, по-добре е да не ги държите през цялото време на масата и да получавате, колкото е необходимо - за да има повече пространство и по-малко прах. За малките неща, например, можете да използвате яйца за кацане. В отделна кутия или контейнер си струва да поставите това, което не използвате много често: например, инсулт, калкулатор или самозалепваща лента.

Кутиите, папките и контейнерите за съхранение са евтини (те могат да бъдат намерени в същата IKEA), но те ще помогнат да се използва работното пространство много по-ефективно - както в офиса, така и у дома. Изберете трайни, които ще продължат дълго време - и не забравяйте да мислите за системата от етикети и отпадъци, какъвто е случаят с хартията.

Дръжте жиците в ред

За да направите работния плот по-чист, трябва да скриете кабелите и удължителите: можете да си купите специален контейнер или да се опитате да го направите сами - от кутия за обувки. Ако няма много място и няма място за скриване на проводниците, трябва поне да ги обвържете, така че да не се намесват и да не се бъркат.

Сортирайте файловете на компютъра

Друг важен момент в организацията на работното пространство е сортирането на файлове на компютъра. Ако още не сте го направили, отделете час или два, за да организирате документите по нов начин: страшно е да се заемете, но тогава ще се благодарите. Както в случая с обикновените хартии, систематизацията и етикетите, които са удобни за вас, са от голяма полза. Ако често се налага да работите с различни версии на един и същ документ, полезно е да се помисли за система за именуване, която да е разбираема за всички служители, работещи по задачата. В допълнение, името на всяка нова версия, можете да добавите датата и, ако е необходимо, времето - тя ще бъде толкова лесно да се разбере, когато последните промени са направени, и да сравните версии.

Папки, които не ви трябват в момента, но ще бъдат полезни в бъдеще, можете да архивирате - така ще ви бъде по-лесно да се движите. Копие от най-ценните документи трябва да се съхранява в облачната услуга - за всеки случай.

Подредете допълнително пространство за съхранение.

Този съвет е необходим предимно за тези, които работят от дома си, а не само с документи, но и с по-обемни материали: ако оставите вестниците на масата през уикенда в офиса, не е толкова страшно, тогава у дома искате пространството да бъде възможно най-чисто. Не всеки има отделен офис или голяма работна зона, но в този случай има изход. Можете да добавите висящи рафтове над масата или да подредите допълнително място за съхранение.

Разделете работното място на зони

Това е полезна техника, която ще ви помогне да се справите по-ефективно с разнообразни задачи: заемете място за работа на компютър и отделна зона за задачи, които могат да бъдат решени без нея - с печатни документи или, например, с мозъчна атака с тетрадка в ръка. Дори ако имате малка масичка, все още можете да зонирате пространството: достатъчно е, например, да се преместите на другата страна или да седнете на общ диван.

Ако работите от дома си, много е важно да отделите отделно място за работа (дори ако е част от кухненска маса или малка сгъваема маса). Това е на първо място необходимо, за да се раздели работата и личния живот (работа от дома може да бъде трудно да се премине от един режим към друг), но може да бъде полезна от по-практична гледна точка. Например, полезно е да има отделен работен компютър, на който децата да не се приближават и който няма да се счупи в най-неподходящия момент.

Дръжте нещата под ръка

Смятаме, че въпреки това прилагате този принцип, но ще е полезно отново да го кажете. Когато създавате домашен офис, организирате пространството и определяте къде ще лъжат едно или друго нещо, започнете първо от начина, по който е структуриран работният процес. Най-необходимите неща трябва винаги да са под ръка, иначе да се ръководят от това как използвате обекти - например, да държите хартия в близост до принтера, и стикери - близо до зоната, където обикновено работите с документи или четете необходимите книги за работа.

Погрижете се за неща, които ви карат да се чувствате по-добре.

Мислейки за работното пространство, не забравяйте за комфорта - и в малките неща. Много е важно да изберете удобен стол, така че да няма болки в гърба и шията, да се грижите за достатъчно осветление (ако е тъмно в офиса, да купите настолна лампа) и други неща, които могат да направят работата в офиса по-добра - например възглавница под китката, която спомага за предотвратяване на появата на тунелен синдром или на поставка за крака, която облекчава товара на гърба и шията.

Не яжте на бюрото си

Въпреки че тези съвети не са свързани с организацията на пространството, а с организацията на работния процес и изглежда очевидно, те все още често са пренебрегвани - но напразно. Когато ядете на бюрото си, можете да ядете по-неволно (когато сме заети, не обръщаме внимание на това колко ядем, дори и да не сме гладни и често избираме не най-полезните закуски). В допълнение, почивка за обяд (макар и малка) ще помогне да се отвлече вниманието от бизнеса и да се върне към тях с нови сили.

Ако лека закуска на бюрото Ви не може да бъде избегната, изберете храна, която не се разпада, не се разсипва или оцветява (разклащането на трохи от клавиатурата или разсипването на супа на работен лаптоп е тъжна перспектива), опитайте се да бъдете внимателни и да не безпокоите другите (силна миризма на храна бъдете неприятни за колегите си, почистете себе си и не забравяйте да избършете масата след вечеря.

снимки: CB2, Blu Dot, IKEA, Магазин за дизайн на MoMA

Гледайте видеоклипа: Свободното и работното време - ключ към успех (Ноември 2024).