Временно недостъпни: Защо и как да се обадите на хора в ерата на мигновени пратеници
Преди около двадесет години фразата "Dial me, когато карам до вилата" ще предизвика поне недоумение. Смартфоните са се превърнали в естествена и незаменима част от нашите движения: сега можем да се достигнем навсякъде и това е голям плюс. Но това е и минус - сега можем да достигнем навсякъде. Започнахме да разглеждаме проблемите на личното пространство и бизнес комуникацията по различен начин: някои хора напълно спряха да използват телефона за обаждания, считайки ги за неприлични, архаични и неподходящи.
Телефоните се промениха много в нашия живот и, наред с други неща, ни позволиха да престанем да говорим за тях в края на краищата. Само преди няколко години на въпроса "Любезно ли е да се обадите на колега или бизнес партньор?" просто не възникна. Тук е неговият номер, можете да се обадите от десет до шест, ако той не вдигне телефона, значи той отиде на вечеря, ще се върне на работното място и ще се обади, когато чу съобщение на телефонния секретар. И ако нямаме работен номер, а мобилен, възможно ли е да се обадите тогава? И ако той работи от дома си и има малко дете? Ами ако е на среща? Може би е по-добре първо да изпратите SMS? Или дори да пишете в Twitter? Днес се ражда нов телефонен етикет и правилата се отнасят не само за телефони, но и за мигновени пратеници, електронна поща и много други.
Глас или текст?
Авторът и редакторът на Insider Никълъс Карлсън признава, че чете повечето от имейлите чрез приложението на своя смартфон и отива по следния начин: дава бърз и кратък отговор на 5% от имейлите; ако подателят е много важен, пише разширено писмо с отговори (1% от случаите), изпраща съобщение до архива, без да го чете (74% от случаите), дава си време, обикновено ден или два, да мисли за отговора (20% от случаите). Това означава, че електронната поща е преди всичко бавна. Всеки комуникационен канал, който включва много букви, не е твърде бърз.
Но какво, ако трябва да разберете решението на вашия събеседник в момента? Мога ли да набера номер? Бизнес консултантът Сайръс Столър вярва, че тъй като всеки сега използва смартфони, трябва да разширим комуникационните си канали, но да ги използваме в съответствие с нашите нужди. Той казва: "Искате ли да получите отговор от мен след тридесет минути - обадете се на телефона. След два часа - напишете SMS. В рамките на един ден - изпратете съобщение чрез месинджър. След един ден или по-късно - напишете имейл". По телефона той казва следното: „Когато набирате моя номер, можете да бъдете сто процента сигурен, че ще разбера точно какво искате да ми кажете и че получих съобщението ви. Ако се колебаете да ме откъснете от това, което правя, може би не е толкова важно.
Когато определено не се обаждам
Има ли някакви правила, когато можете и когато не можете да се обадите? Всъщност те се формират точно сега и, както във всеки преходен етап, те все още не са фиксирани. Повече или по-малко добре установено правило е: ако това не е много важен и неотложен разговор, тогава е по-добре да пишете първо. Но има случаи, когато определено не си заслужава да набирате номера на човек по бизнес въпроси. Например, ако сте получили телефонен номер от приятел (колега) и лицето, което ви го е дало, не е посочило дали непознатият може да се обажда свободно - и номерът на лицето, от което се нуждаете, не е публично достъпен. В този случай е по-добре да проверите с източника дали е възможно да го направите.
Не се обаждайте, ако часовникът е повече от седем вечерта. Да, възможно е това да е за вас от детството и току-що започнахте да се включвате в работния процес, но много хора в седем вечерта предпочитат да хвърлят работните въпроси от главите си, за да се върнат на тях на следващата сутрин.
Не се обадете, ако въпросът, който ви интересува, изисква мислене. Искате ли да работите за нашата компания? Колко сте готови да платите за нашите услуги? Отговорите на тези въпроси са трудни за бързане, така че дайте на човека време да мисли. Електронната поща е най-подходяща за тази цел.
Не използвайте телефона, ако вашият колега или партньор е хилядолетен. Младите служители често признават, че възприемат внезапно обаждане без предварителен имейл като нахлуване в личното си пространство, а много големи компании са напълно изоставили телефоните на работните си места на служителите си.
Когато е по-добре да използвате телефона
Добре, има моменти, когато не можеш да направиш без телефон. Например, ако трябва да стигнете до държавната структура. Нещо ви казва, че ако ги чуете, трябва да изчакате дълго време за отговор. Много дълго.
Обадете се, ако имате много спешно и важно нещо и не сте сигурни, че лицето реагира бързо на съобщенията. Или ако вашият колега сам заяви, че телефонът за него е най-предпочитаният комуникационен канал. В един идеален свят всичко е така - хората се срещат и казват един на друг: "Казвам се Александър и обичам да се обаждам и да не съм публикуван във Facebook." Или обратното: "Аз съм Татяна, мразя да говоря по телефона с непознати." Освен това си струва да се обадите, ако сте се съгласили да се обадите в определено време.
Какво да кажа?
Много често, след като се обади на абоната, ние се губим, започваме да се бъркаме в думи и дори да забравяме това, което искаме да кажем. За да се избегне това, е препоръчително да имате предвид малко бележка. Първо се представете. Когато човек първо призовава да обсъжда бизнес въпрос, той често забравя да даде името или компанията си, където работи, оставяйки събеседника да бъде измъчван от предположения. Просто кажете: "Добър ден, казвам се Екатерина Иванова, аз съм от компанията ..." Ако вече сте се срещали и не сте сигурни, че човекът е запомнил името ви, кажете ни точно къде сте преминали пътеките. Нещо като: "Добър ден, това е Марина, срещнахме се с вас на бизнес закуска за състезания с кучета."
Второ, уточнете дали е удобно да говорите със събеседника си: той може да е на конференция, на бизнес среща, в края на краищата, в банята. След като се представите и сте убедени, че сте готови да слушате, можете да стигнете до точката. Честно казано, забравете учтивите въпроси като „Как е вашето куче?“. Ако не сте ветеринар, разбира се.
Как да говорим?
Ако наистина трябва да харесате човека от другия край на клетъчната кула, използвайте много прости, но ефективни техники за това. За да започнете, усмихвайте се и сядайте така по време на разговора, дори ако челюстта ви се умори. Ще се изненадате колко много ще се промени след това - усмивка винаги се усеща в телефонен разговор.
Втората важна техника - опитайте се да се концентрирате изцяло върху разговора. Ако Юлий Цезар беше на ваше място, той щеше да успее да напише няколко писма, да отвори ИС и да се споразумее за бизнес закуска с колега. И най-накрая ще убедя събеседника, че той е лошо възпитан хам, защото хората винаги чувстват, че не обръщате пълно внимание на тях. Не играйте пасианс, не пишете имейл, не искайте колега да ви купи кафе - просто се посвети на разговора само за няколко минути.
Всеки знае за третия метод, но по някаква причина той рядко се използва. Свържете се с лицето по име. Ако се обадите на някаква организация, а механичният глас ви казва: „Здравей, Елена - с какво мога да ти помогна“, това означава, че човекът по телефона все още не се е събудил, е потопен в мислите си и не те слуша. Кажи: "Здравейте, Елена, а името ми е Анна", и ще видите, че тя ще работи, като целувка на Снежанка - събеседникът ще оживее.
Електронната поща и мигновените пратеници дадоха на хората, които не обичат да говорят по телефона (и има много, много) възможността да го избегнат. А самите телефонни обаждания са донякъде дискредитирани - много хора вече не вдигат телефона, ако на екрана се отрази непознат телефонен номер: какво, ако изведнъж се появи реклама?
Да, да стигнем до нас сега е много по-лесно, отколкото преди двадесет години. Още по-лесно, отколкото преди няколко години, тъй като броят на комуникационните канали непрекъснато се увеличава: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Не реагира на съобщения във Facebook Messenger? Ще му пишем на Twitter, обади се на WhatsApp - и така нататък, докато смартфонът на нещастния човек не излезе от вибрацията и не се откаже от нервите си. Заедно с увеличаването на броя на комуникационните канали се променя и етикетът за тяхното използване. Веднъж беше трудно да си представим, че ще пишеш на човек по бизнес проблем във Facebook, защото социалните мрежи бяха изключително лично пространство. Днес е трудно да си представим, че ще вземете и се обадите на непознат като този, ако имате, да речем, неговия имейл адрес.
Правилата се раждат точно сега. Може би само за няколко години ще имаме точен списък с месинджери, задължителни за всеки тип бизнес или позиция, но засега този списък не е там, ние се движим интуитивно. Телефонните разговори все още не са изчезнали, но са станали много по-малко - не защото са лоши или неудобни, а защото хората имат избор. И ако не можете да устоите да говорите по телефона, може би сега е моментът да посочите върху визитната си карта Skype, Телеграма или Twitter?
снимки: AliExpress
